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Comment faire un budget prévisionnel de communication ?

Il est généralement difficile d’être à l’aise l’idée d’établir un budget prévisionnel de communication. Pas simple de se consacrer sur des chiffres ou une organisation comptable et financière, d’autant plus lorsqu’on vous demande de créer un document complet qui servira de tableau de bord tout au long de l’année. Comme je suis quelqu’un de sympa (si si, je vous jure !), et que dans ma carrière, j’en ai bouffé du “budget communication”, voici quelques conseils pour vous aider à monter votre fichier le plus rapidement possible !

#1 Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel de communication ?

Une budget prévisionnel de communication est un estimatif des montants qui seront dépensés par le service Marketing / Communication (ou une entreprise, association, institution) pour promouvoir sa structure, ses produits, services ou projets.

Quand établir son budget communication ?

On se penche sur ce type de document en amont de l’exercice financier d’une entreprise, association ou institution, voire, dans certains cas, d’un projet. Une fois que l’organisme a défini son budget global, il attribue une enveloppe à chaque service pour mener à bien les actions qui appuieront la stratégie d’entreprise définie (si stratégie ou projet global il y a, mais ça, c’est un autre débat).

Le service marketing / communication doit donc établir l’ensemble des actions print, digitales, vidéos et événementielles qui seront mises en oeuvre tout au long de l’année ou a minima, au cours d’un projet. Et une fois cette liste réalisée, il faut donc la chiffrer pour s’assurer que cela soit conforme avec l’enveloppe budgétaire allouée !

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Pourquoi faire un budget prévisionnel de communication ?

Cette question peut paraître surprenante mais je l’ai très souvent entendue. Soit de la bouche de confrères, soit dans d’étudiants que je formais. Or, je me suis demandé comment ils géraient leurs propres deniers ? J’imagine qu’ils savent combien ils gagnent, et aussi combien ils payent de loyer, d’électricité, de téléphone, d’internet, d’impôts… Et donc, ils savent combien ils ont à disposition à la fin du mois pour la nourriture, les sorties, les vacances, et tout le reste. On parle ici d’une version simplifiée de charges variables et charges fixes !

Et bien c’est exactement la même chose pour un budget prévisionnel de communication. Vous devez définir les actions indispensables à l’atteinte de vos objectifs, savoir combien elles vous coûteront, pour maîtriser vos dépenses et être en mesure d’ajuster vos projets si nécessaire.

#2 Les indispensables du budget prévisionnel de communication

La liste suivante peut varier d’une situation à une autre. J’ai essayé d’être le plus exhaustif possible dans ma réflexion, cependant, les métiers du marketing et de la communication évoluent rapidement, et les besoins peuvent être très différents selon si vous êtes une TPE ou une multinationale, une association ou organisme publique, … Ou bien que vous travailliez sur une campagne d’un an ou un événement de quelques jours ! Voici donc les “indispensables” du budget prévisionnel de communication

Prestataires & sous-traitance

Dans cette catégorie, vous pouvez intégrer :

Budget prévisionnel & Ressources Humaines

Cette catégorie est très aléatoire. Souvent, les salaires sont directement gérés par le service Ressources Humaines des entreprises (quand il y en a un). Parfois, c’est le service marketing / communication qui gère cette partie. D’autres, cela n’intègre que les stagiaires et alternants. Et d’autres fois encore, on intègre que les primes et augmentations potentielles ou la formation continue. C’est donc à vous d’ajuster cette partie en fonction de vos besoins.

Print & identité visuelle

Voici une liste non exhaustive des actions et projets que vous pouvez intégrer dans cette rubrique :

  • logo
  • charte graphique
  • catalogue
  • brochure
  • plaquette
  • flyers
  • carte de voeux
  • affiches
  • kakémonos
  • encart publicitaire (création graphique)
  • impression

Web

La rubrique web ou digitale peut être subdivisée car ce domaine est de plus en plus dense ! Ainsi, les possibilités sont tellement nombreuses que je vous laisserai le soin d’adapter vos contenus en fonction des actions entreprises.

  • création de site internet
  • mise à jour de site internet
  • création de landing page
  • newsletters
  • social ads
  • adwords
  • digital display
  • annuaires de référencement
  • application mobile
  • hébergement
  • noms de domaine

Vidéo

La vidéo coûte chère mais les sommes peuvent varier du simple au triple suivant la typologie du projet, la durée et la qualité de rendu souhaitées :

  • caméraman / réalisateur
  • matériel vidéo
  • matériel audio
  • éclairage
  • acteurs
  • maquillage
  • costumes & décors

Evénementiel

Un événement est chronophage mais aussi et surtout, coûteux car la liste des potentielles dépenses peut s’avérer très longues suivant le type de projet que vous souhaitez mener à bien.

  • location d’espace
  • location de matériel
  • restauration
  • hôtesses et stewards
  • sécurité
  • décoration
  • signalétique
  • goodies & objets publicitaires
  • animation

Charges de structure

Je vais être honnête, cette rubrique est un peu le “fourre tout” ou le vide poche du budget prévisionnel de communication (un peu comme le récipient posé sur le meuble de votre couloir d’entrée).

  • abonnements
  • notes de frais / déplacements
  • achat d’images
  • documentation
  • fournitures de bureau
  • matériel informatique
  • logiciels

Voilà, vous avez d’ores et déjà de la matière pour commencer à créer votre budget prévisionnel de communication.

Si vous avez besoin d’un exemple de budget prévisionnel de communication, il faut continuer à lire cet article … ou cliquer ici.

#3 Comment évaluer les coûts de votre plan de communication ?

Pour cette étape, et surtout en début de carrière, il n’y a pas de secret : les demandes de devis. Vous devez interroger plusieurs prestataires et faire le tri entre les freelances, les agences généralistes, les agences spécialisées, les agences “discount”, les agences “premium”, … Ce sera à vous de choisir le meilleur rapport / qualité prix en fonction des objectifs fixés et du budget alloué à la communication de votre structure ou de votre projet.

Il y a un moyen assez simple et efficace pour choisir ses prestataires en établissant un tableau et des notes de 1 à 5 sur des critères identiques à tous les participants de votre appel d’offres. Celui qui obtient la meilleure note sera certainement votre partenaire sur l’action ou le projet pour lequel vous l’aurez sollicité.

Exemple :

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Dans l’exemple ci-dessus, l’agence la plus apte à répondre à vos besoins est la troisième. Bien que le prix ne soit pas le plus attractif, la qualité de la proposition globale est meilleure que celle de ses concurrentes.

Avec l’expérience des années et des prestataires, vous serez en mesure de définir les montants à intégrer dans votre budget communication, mais cela prend du temps et surtout… rien n’est jamais acquis ! Le digital transforme nos métiers et donc, il est indispensable de rester attentif aux évolutions du marché.

#4 Télécharger un exemple de budget prévisionnel de communication

Si vous avez été courageux et que vous êtes allé au bout de cet article, je tiens déjà à vous remercier d’être venu … et du coup d’être resté ! 🙂 Ensuite, comme je le disais en introduction, je suis quelqu’un de sympa, je vous le prouve en vous proposant de télécharger gratuitement un exemple de budget prévisionnel de communication au format Excel. Il est déjà monté, interactif, fonctionnel, et tout et tout. Ainsi, vous pourrez :

  • catégoriser les actions
  • attribuer les montants
  • suivre les dépenses
  • avoir un tableau de bord
  • impressionner votre comptable

 

 

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