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Change Management : comment réussir sa transformation d’entreprise ?

Que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle, on a tous été contraint un jour au changement. Que ces expériences se soient bien ou mal passées, on a tous eu ce sentiment de peur, d’appréhension, d’anxiété. On reste humain et quand on bouscule nos habitudes, qu’on sort de notre zone de confort, on se retrouve bloqué entre l’excitation et la peur.

Dans le monde de l’entreprise c’est pareil. Le monde change, les méthodes évoluent, les marchés aussi et pour continuer à faire vivre leurs business, les professionnels ont besoin d’appliquer de nouveaux outils. Mais comment garder les avantages de l’existant et faire glisser les collaborateurs vers les nouveaux processus, sans les effrayer ? Grâce à un accompagnement qu’on nomme le change management !

 

Change management : définition

Je ne vais pas me lancer dans une définition complexe qui vous fera fuir. Pour faire simple prenons un exemple concret : un changement de logiciel dans un cabinet comptable.

Les comptables utilisent un logiciel A. Les dirigeants de l’entreprise, par un changement interne et nécessaire au  marché, décident de passer au logiciel B. Ils envoient un mail à tout le monde pour annoncer la nouvelle et dire que le technicien viendra la semaine prochaine faire la modification. Désormais, ils devront tous travailler avec ce nouvel outil. Scénario catastrophe pour les salariés qui n’ont rien demandé et ne comprennent pas ce changement qui tombe comme un cheveu sur la soupe.

Maintenant on revient en arrière et on définit une stratégie de change management en amont. On privilégie une approche structurée pour aider les salariés à passer de leur état actuel, à leur état futur. Comment ? Grâce à un communiqué, une formation, … En somme tous les outils et procédés qui permettront d’informer et d’expliquer clairement le processus, pour arriver du point A au point B, en changeant au minimum les habitudes des personnes concernées.

En gros ce qu’il faut retenir : Le change management (CM), met en place une approche plus agile pour mettre les collaborateurs au centre des décisions de transformation des entreprises. Cela permet de passer du statut actuel au statut futur en gardant une grande satisfaction de l’ensemble des acteurs.

L’humain au centre des décisions

Qui sont souvent les plus impactés par les changements ? Les salariés. Qui sont les plus informés du changement ? Les managers et les directeurs. Vous voyez certainement où je veux en venir. Il y a un réel problème de communication interne au sein des entreprises qui entreprennent une transformation. Alors oui, cela prend du temps. Oui c’est un travail en amont qui n’apporte pas de résultats à court terme. Mais non, c’est loin d’être inutile, bien au contraire !

Conduire un changement implique plusieurs critères :

  • Communiquer avec tous les acteurs
  • Mesurer les besoins
  • Accompagner les personnes les plus réfractaires au changement
  • Proposer des formations
  • S’ouvrir à la discussion

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Si l’entreprise ne se concentre pas sur sa stratégie de change management, elle se retrouvera après sa transformation, avec une équipe moins soudée et non-impliquée. Cela conduira à une mauvaise expérience pour les salariés, une contre-productivité et une mauvaise image interne de l’entreprise (tout ce qu’il faut éviter quoi).

Au final, le CM propose aux salariés de devenir plus agiles dans leur travail. Ils apprennent à se nourrir du changement, pour mieux s’épanouir dans leur métier. Ce qui est une excellente chose quand on voit les transitions numériques et autres transformations dans les entreprises. Ils doivent y voir une chance de se former et s’améliorer mais si personne n’essaye de les en convaincre, ils n’en verront pas les avantages !

Qui s’occupe de mettre en place le CM ?

C’est bien beau tout ça, mais dans l’histoire qui prendra les reines du projet de change management ? Chez nos amis américains pour ne citer qu’eux, on retrouve les CMO (Change Management Officer). Ce sont des manager spécialisés dans ce domaine. En France c’est un peu plus flou. On confond encore pas mal entre plusieurs métiers comme les Project manager, Happiness Officer, les Change Manager et plein d’autres qui terminent en -er.

Du coup on donne ce travail à plusieurs acteurs :

  • Le service RH, qui se charge de diffuser un maximum d’informations sur le changement en amont bien évidemment. Il partage les différents process et la trame du projet de transformation.
  • Les managers, la ligne de front qui connaît parfaitement les collaborateurs. Ils jouent un rôle des plus importants car ils pourront éviter les risques (baisse de productivité, manque d’engagement). Il faut donc bien les former au pilotage de changement.

Comment mettre en place un bon change management

Si en lisant ce titre, vous pensiez trouver la recette de la potion magique qui vous permettra un change management parfait, vous allez être déçus. C’est bel et bien un travail personnalisé aux besoins de votre entreprise qui doit être fait. Mais ne partez pas tout de suite, je vous donne quand même une trame globale qui vous permettra de poser des bases solides.

1. Analyser l’existant et les retours

  • Définir les participants : Qui dans mes équipes va être impacté par ce changement ?
  • Diagnostiquer et expliquer : Présenter l’analyse qui a été faite sur la situation actuelle et les changements qui seront fait.
  • Appliquer le changement : Proposer le changement aux participants pour analyser les comportement et récupérer des feedbacks de l’expérience.
  • Analyser les retours : Faire un point sur le retour d’expérience des équipes pour ajuster le changement afin de proposer une solution optimale.

2. Adapter à la situation

  • Définir la méthodes : Se poser les bonnes questions et mettre en relation la phase d’analyse pour définir quel chemin prendre. Dois-je appliquer mon CM d’un bloc à toutes équipes ou plutôt le faire sur la durée ?
  • Éviter les risques : Est-ce que les salariés sont prêt pour ce changement ? Quels sont les freins ? Qui parmis eux sont les plus réfractaires aux changements ? Le but est d’apporter une solution optimale pour chacun. Bien sûr, on ne peut pas plaire à tout le monde mais il faut comprendre pourquoi les personnes refusent le changement.

3. Lancer le processus

  • Contrôler : Être sûr que tout le plan de change management est bien mis en place dans les règles qui ont été instaurées. Il faut aussi rester à l’écoute et se rendre disponible pour prendre en compte les différents feedback et ajuster si besoin la stratégie. Si vous demandez de l’agilité, il faut que vous le soyez aussi (montrez l’exemple).

Analyser les résultats : Tout ne sera pas parfait, mais vous aurez réussi à mettre en place une transition fluide. Les salariés s’en rendront compte et cela nourrira leur appétence à l’agilité et à leur propre amélioration.

Une petite conclusion

Tout d’abord j’espère que vous avez pris conscience de l’importance du change management. C’est une notion qui se concrétise en France comparé à nos amis anglo-saxon. On est un peu en retard mais si vous avez lu cet article, vous êtes maintenant en avance, bien joué !

Comme Rome, le CM ne se fera pas en un jour dans votre entreprise. Mais y penser et connaître sa valeur c’est déjà faire 50% du travail. Si vous êtes salarié, je vous conseille de demander à votre patron et manager de lire cet article ! Plus sérieusement, je vous propose d’échanger avec eux sur votre valeur et votre place au sein de l’entreprise. Ils doivent prendre conscience que vous souhaitez évoluer et faire grandir leurs projets. Pour cela, il n’y a pas de secret, il faut communiquer !